Każda usługa transportowa to także formalności, jakich należy dopełnić, żeby przewóz towarów odbywał się zgodnie z przepisami i oczekiwaniami klienta. Niektóre dokumenty transportowe są obligatoryjne, o inne ‒ z różnych względów warto się zatroszczyć nawet wówczas, jeśli nie wymaga ich prawo.
Transport drogowy ‒ dokumenty obowiązkowe i nieobowiązkowe
Niektóre dokumenty transportowe w transporcie drogowym trzeba mieć dlatego, że wymagają ich przepisy, m. in. ustawa Prawo o ruchu drogowym, ustawa o transporcie drogowym, ustawa Prawo Przewozowe, Konwencja CMR, a także rozmaite rozporządzenia.
Prawo do kontrolowania dokumentacji transportowej mają m. in. Policja, Inspektorat Transportu Drogowego, Straż Graniczna. Za brak wymaganych dokumentów transportowych w transporcie samochodowym można zostać ukaranym mandatem dla kierowcy, karą administracyjną dla przewoźnika, a w przypadku poważnych naruszeń służby mogą zdecydować o zatrzymaniu pojazdu lub przewożonego ładunku.
Rodzaje dokumentów transportowych
Dokumentację w transporcie drogowym można podzielić ze względu na przedmiot, którego dotyczy.
Wymagane dokumenty w transporcie drogowym dotyczące kierowcy i pojazdu, który prowadzi:
- prawo jazdy odpowiedniej kategorii;
- dowód rejestracyjny z aktualnym badaniem technicznym;
- ubezpieczenie OC pojazdu;
- świadectwo dopuszczenia pojazdu, np. uprawnienia ADR – jeśli przewozi się towary niebezpieczne;
- karta kierowcy (w przypadku tachografu cyfrowego);
- wydruki z tachografu (w wersji analogowej).
Dokumenty przewozowe w transporcie drogowym dotyczące ładunku:
- list przewozowy CMR, jeśli mamy do czynienia z transportem międzynarodowym;
- dokumenty potwierdzające posiadanie danego towaru, np. zlecenie transportowe albo fakturę VAT za ładunek;
- ewentualne świadectwa i certyfikaty, zależnie od rodzaju przewożonego towaru, np. ADR dla ładunków uznawanych za niebezpieczne, paszport roślin itp.
Dokumenty potrzebne do transportu drogowego, przynależące przewoźnikowi:
- licencja na krajowy transport drogowy (dla przewozów na terenie Polski) lub licencja wspólnotowa (dla transportu międzynarodowego);
- zezwolenia uzależnione od tego, co się przewozi, np. na przewóz odpadów.
Jaka dokumentacja transportowa przydaje się, choć nie jest obowiązkowa?
- polisa OC przewoźnika;
- oświadczenie kierowcy o niekaralności;
- umowa o pracę lub umowa zlecenie kierowcy;
- kopia badań lekarskich i psychotechnicznych kierowcy;
- protokoły szkód i reklamacji.
Posiadanie przy sobie wyżej wymienionych dokumentów może przyspieszyć niektóre procedury w razie kontroli drogowych lub w sytuacji nieprzewidzianych zdarzeń losowych, np. wypadków.
Dokumenty przewozowe w transporcie samochodowym międzynarodowym
Podsumujmy, co warto wiedzieć o dokumentacji w transporcie samochodowym w sytuacji, gdy odbywa się on poza granice naszego kraju. Jeżeli w grę wchodzi transport międzynarodowy, jakie dokumenty trzeba zorganizować? W ich gromadzeniu musisz opierać się nie tylko na Konwencji CMR, ale także wziąć pod uwagę przepisy unijne oraz ‒ co łatwo czasem przeoczyć ‒ lokalne regulacje celne i podatkowe. Przydadzą się zatem:
- list przewozowy CMR – podstawowy dokument umowy przewozu, wymagany zawsze w transporcie międzynarodowym towarów samochodowych;
- licencja wspólnotowa;
- dokumenty celne, jeśli przewozisz towary poza granice Unii Europejskiej;
- faktura handlowa, będąca podstawą odprawy celnej;
- zezwolenie międzynarodowe, jeśli transport odbywa się do krajów spoza UE, gdzie nie obowiązuje swoboda przewozu.
Specjalne dokumenty przewozowe w transporcie międzynarodowym są uzależnione od typu towaru, jaki przewozisz. Towary niebezpieczne, zwierzęta i rośliny, towary akcyzowe (np. alkohol), farmaceutyki, kosmetyki i chemia, drewno, palety, materiały opakowaniowe, wyroby luksusowe ‒ to przykłady ładunków, co do których możesz potrzebować dodatkowych świadectw i certyfikatów.
Dokumentacja celna w transporcie
Jeżeli przewóz towarów wiąże się z przekroczeniem granic Unii Europejskiej, konieczne jest także zaopatrzenie się w dokumenty potrzebne do odprawy celnej. Do najważniejszych należą:
- SAD (Single Administrative Document) – Jednolity Dokument Administracyjny, dawniej papierowy, dziś składany elektronicznie przez system CELINA/ICS2.
- MRN (Movement Reference Number) – unikalny numer potwierdzający zgłoszenie celne (nadawany przy zgłoszeniach elektronicznych).
- Potwierdzenie wywozu IE-599 – elektroniczne potwierdzenie, że towar opuścił UE (ważne dla zwolnienia z VAT w eksporcie).
Współpracując z doświadczoną firmą, taką jak nasza, nie musisz martwić się o dokumentację transportową. Zatroszczymy się o dokumenty wymagane po stronie przewoźnika, a jeśli zajdzie taka potrzeba, doradzimy w kwestii dokumentów, które powinieneś dostarczyć naszemu kierowcy jako zleceniodawca usługi transportowej.
Potrzebujesz transportu materiałów sypkich? Interesuje Cię skorzystanie z magazynu przeładunkowego? Zapraszamy do kontaktu!
W temacie rozmaitej dokumentacji transportowej mogą Cię jeszcze zainteresować te artykuły:
